Cara Menulis Email yang Baik dan Profesional untuk Pemula

Diposting pada

Cara Menulis Email yang Baik dan Profesional

Cara Menulis Email yang Baik dan Profesional – Baik Anda seorang pelajar, profesional, atau pencari kerja, panduan langkah demi langkah ini akan membantu menenangkan Anda dengan memastikan bahwa Anda memaksimalkan potensi profesional Anda. Menulis email profesional dengan baik dapat memastikan Anda mendapatkan apa yang Anda inginkan dari setiap pesan yang Anda kirim. Kami akan membahas cara memulai email, cara terdengar profesional di badan email, cara menyampaikan pesan Anda, dan cara mengakhiri email.

Cara Menulis Email yang Baik dan Profesional

Langkah-langkah di bawah ini akan membawa Anda cara menulis email yang baik dan profesional serta efektif yang akan memberi Anda respons.

Cara memulai email profesional

Permulaan email yang formal, jelas, dan secara tata bahasa sangat penting untuk membangun kredibilitas dan mendapatkan kepercayaan penerima Anda. Tiga komponen ini di awal email Anda perlu menarik perhatian penerima Anda dan juga membantu mereka mengidentifikasi fokus utama email.

Garis subjek

Email yang efektif dimulai dengan mendapatkan klik dari penerima Anda di inbox mereka untuk membuka pesan, dan memiliki salah satu baris subjek email terbaik membantu memenangkan kompetisi untuk penerima langsung klik inbox email anda. Email tanpa subjek tidak memiliki kemampuan untuk menarik perhatian di kotak masuk penerima Anda, dan dapat berisiko seperti spam. Dengan demikian, baris subjek memberikan kesempatan untuk menarik perhatian penerima Anda dan memperkenalkan pesan yang Anda kirim.

Baris subjek Anda harus secara singkat mengomunikasikan kata kunci penting dari email Anda. Dalam upaya ini untuk sesingkat mungkin, itu tidak termasuk kata-kata dan frasa yang tidak perlu yang sudah akan dimasukkan dalam email. Alih-alih untuk masukan subjek seperti ‘halo Steve, inilah tiga proposal saya untuk proyek kuartal berikutnya,’ lebih baik di singkat seperti ini ‘Tiga Proposal Proyek.’

Sambutan

Apa yang diinginkan penerima Anda untuk dipanggil? Apakah mereka akan tersinggung jika mereka dipanggil dengan nama depan mereka? Apakah mereka memiliki gelar seperti ‘dokter’ atau ‘profesor?’ Apakah ‘hei’ terlalu santai? ‘Sayang’ terlalu formal?

Pilihan yang aman dan serbaguna untuk sebagian besar email yang baik adalah salam seperti ‘hai,’ ‘salam,’ atau ‘selamat pagi / siang / malam’ tergantung pada waktu Anda mengirim email. Salam ini dapat diikuti oleh nama depan atau nama belakang penerima. Luangkan waktu untuk meneliti nama penerima ketika anda kurang yakin.

Catatan: Seringkali, pengirim email akan secara otomatis merujuk ke seorang wanita ketika Mrs. diikuti oleh nama belakangnya. Jika Anda berkorespondensi dengan seseorang yang Anda kenal adalah seorang wanita, praktik paling aman adalah merujuk penerima Anda sebagai Ms. diikuti dengan nama belakangnya.

Kalimat pembuka

Jika Anda lebih suka memotong langsung ke substansi email, pengantar singkat topik email yang diuraikan pada baris subjek adalah cara sempurna untuk mengatur apa yang akan Anda diskusikan dalam email itu sendiri.

Jika Anda benar-benar memilih rute percakapan pendek, penting untuk menyimpannya dalam satu kalimat dan singkat. Jangan buang waktu penerima Anda dengan menguraikan topik yang tidak relevan dengan subjek utama email.

Bagaimana terdengar profesional di email Anda

Setelah Anda membuka email Anda, sangat penting bahwa email tersebut dipoles dan profesional untuk mendapatkan rasa hormat dari penerima Anda. Fokus pada nada formal dan langsung, serta ejaan, tata bahasa, dan tanda baca yang sempurna, agar terdengar profesional.

Nada Tulisan

Nada tulisan Anda dalam email yang baik harus lebih formal daripada kasual. Buat kalimat Anda singkat dan hindari kata-kata pengisi. Dengan menjadikan email seefisien mungkin untuk membaca, Anda tidak akan mengambil risiko penerima merasa waktu mereka terbuang sia-sia.

Pikirkan tentang apa yang diharapkan penerima dari email dari Anda, dan buat nada dan suara Anda sesuai harapan mereka. Nada mengejutkan di luar karakter demi mengesankan klien atau kolega tidak ada artinya kecuali informasi dalam email Anda mudah dipahami.

Ejaan, tata bahasa, dan tanda baca

Aspek yang paling penting dari surel harus sempurna adalah ejaan, tata bahasa, dan tanda baca. Sebelum mengirim, pastikan email Anda bebas dari kesalahan dan mengkomunikasikan pesan yang ingin Anda sampaikan sejelas mungkin.

Menggunakan ekstensi tata bahasa dan ejaan akan memastikan bahwa email Anda terlihat profesional dan bebas dari kesalahan. Agar dianggap serius dan dipandang sebagai profesional sejati, Anda harus membangun etos profesional Anda dengan ejaan, tanda baca, dan tata bahasa yang sempurna.

Cara menyampaikan pesan Anda secara efektif

Komunikasi fokus utama email Anda harus jelas, singkat, dan semudah mungkin bagi penerima Anda untuk mengerti.

Panjangnya

Email yang baik harus mengikuti ‘aturan satu hal,’ yang berarti bahwa itu hanya mencakup satu item, tugas, atau permintaan tertentu. Waspadalah terhadap email Anda yang lebih panjang dari yang dibutuhkan untuk menyampaikan pesan Anda secara efektif.

Ketika Anda membaca email Anda sebelum mengirim, lihat apakah Anda dapat menghilangkan kata-kata yang tidak perlu atau kalimat yang tidak relevan. Gunakan paragraf pendek dan jeda baris untuk memisahkan ide, dan selalu ingatkan penerima ketika memikirkan bagaimana email Anda bisa ringkas sementara sepenuhnya mengkomunikasikan pesan yang dimaksud.

Kejelasan

Dalam sebuah surat kepada seorang penggemar, CS Lewis menulis, ‘selalu mencoba menggunakan bahasa yang jelas untuk memperjelas apa yang Anda maksudkan. Menggunakan bahasa sejelas mungkin sangat penting dalam mengirim email profesional. Jangan berasumsi bahwa penerima tahu persis apa yang Anda bicarakan kecuali jika Anda yakin 100%, dan selalu meluangkan waktu untuk membaca email untuk memastikan bahwa tidak ada area potensial miskomunikasi setelah penerima Anda membaca pesan.

Cara mengakhiri dan keluar dari email Anda

Menyimpulkan dan menandatangani email Anda tidak hanya meringkas isi pesan Anda, tetapi juga menyediakan cara yang jelas dan mudah bagi penerima Anda untuk menghubungi Anda.

Kesimpulan

Pastikan untuk menautkan kesimpulan langsung ke konten pesan Anda. Anda harus meninggalkan penerima dengan gagasan yang jelas tentang apa yang telah Anda komunikasikan kepada mereka dan apa yang Anda cari dari mereka yang bergerak maju. Anda juga harus berterima kasih kepada mereka atas waktu mereka.

Akhir

Penandatanganan untuk surel Anda bukan hanya kesempatan terakhir Anda untuk menampilkan nada dan cara profesional, tetapi juga harus memberikan media melalui mana penerima Anda dapat menjangkau Anda. Pastikan untuk menyertakan tanda tangan email di mana Anda memberikan nama Anda, informasi kontak, dan bahkan tautan ke akun seperti LinkedIn atau Twitter untuk membantu meningkatkan akuntabilitas Anda.

Terakhir, Anda harus memastikan bahwa judul dan nama perusahaan Anda ditampilkan dengan jelas di tanda tangan Anda. Untuk keluar, jangan ragu untuk menambahkan ‘terima kasih’ diikuti dengan nama lengkap Anda untuk mengakhiri email secara profesional.

Nah, itulah Cara Menulis Email yang Baik dan Profesional yang bisa anda coba. Bila ada pertanyaan menyangkut isi dari artikel di atas, silahkan tinggalkan komentar anda dibawah.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *